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Memorandos

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Corresponde a comunicaciones cortas entre los miembros de una misma oficina o institución.  No se escribe saludo ni despedida. Se recomienda la utilización de papel bond 20, implementar un estilo vertical, el espaciado que sea sencillo y los márgenes de la siguiente manera: La estructura Se utiliza el siguiente formato:   Membrete  Nombre del tipo documental , en este caso MEMORANDO con las siglas de la instancia a la que pertenece la oficina que lo produce y las siglas de la oficina productora, el número consecutivo y el año.   Esta información   se escribe en mayúscula total, negrita y  centrada. Letras guías .  Las letras guías son: PARA, DE, FECHA, ASUNTO.   Se colocan  en ese orden,   justificadas a la izquierda en forma vertical  en mayúscula total, negrita y dos puntos después de cada palabra.    PARA:   Corresponde a  la información del destinatario.    Incluye:          Título académico más alto     Nombre del destinatario completo y cargo     Nombre de
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Informes

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Los informes son una  exposición escrita del estado de un asunto. Hay informes pequeños, medianos, y grandes, pero se puede utilizar las mismas medidas para  establecer los márgenes. Se debe contemplar: papel (libre de ácido), tinta (preferible de impresora láser), espaciado sencillo, sangría (de 5 espacios), numeración de páginas (en la parte inferior). Para el diseño de los títulos: Título principal :Se escribe en mayúscula total, negrita corresponde al asunto que se trata en el informe. Títulos secundarios: Estos títulos se escriben en minúscula, con negrita excepto la primera letra se alinean en el margen izquierdo. En la redacción de los informes se puede implementar la utilización de viñetas, para lo cual solo se debe implementar el punto. Los márgenes establecidos para los informes son: La estructura para la redacción del informe es la siguiente: Membrete Nombre del tipo documental , en este caso INFORME DE…, se escribe en mayúscula total, negrita y centrado
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Circulares

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 Las cartas circulares son las que envía un superior a los subalternos. Tienen el mismo formato de las cartas tradicionales.   Se diferencian de estas últimas porque deben llevar el nombre del tipo documental, es decir la palabra CIRCULAR en mayúscula total, negrita y las siglas de la entidad que las elabora y el número consecutivo, todo centrado en el mismo renglón.  Esta información  se coloca después de la fecha. Se debe contemplar: estilo, papel, espaciado, márgenes. La estructura a utilizar es la siguiente: Membrete Fecha Nombre del tipo documental mediante la expresión CIRCULAR Número consecutivo formado con las iniciales de la instancia a la que pertenece la oficina que lo produce, y las iniciales de la oficina productora, el número consecutivo y el año; cada parte separada por un guión. Destinatario y cargo Saludo Texto Despedida Firma manuscrita en originales y copias Nombre mecanografiado del remitente Cargo Sello Iniciales  de identificación
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Cartas

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Las cartas son  comunicaciones formales entre una o varias personas dentro de  una  misma institución o fuera de ella, por lo tanto hay cartas internas y  externas.  Cartas internas Las cartas internas son las que se utilizan entre los miembros de las diferentes oficinas de la misma institución. Se deben tomar en consideración las siguientes características: papel, estilo (definido previamente), espaciado y estructura. Cartas externas Las cartas externas son las que van dirigidas a personas fuera de la institución o fuera del país. Se diferencian de las internas en la forma de escribir la dirección del destinatario y deben ir en sobre.  Márgenes Los márgenes a utilizar  dependen del tamaño de la carta:  Cartas de dos o más páginas  Las cartas de dos o más páginas deben llevar  encabezado a partir de la segunda. La estructura utilizada debe ser:  Membrete Título académico más alto o tratamiento de cortesía abreviados. Nombre completo del destinatar
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Para la realización de los diferentes tipos documentales se deben acatar las disposiciones emanadas por la Dirección General del Archivo Nacional así como la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, los cuales contemplan a todas las instituciones públicas y aquellas privadas que deseen acogerse a esta reglamentación.
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